Блог компании "Внедренцы и прогеры"

Каким компаниям нельзя откладывать автоматизацию казначейства: 6 практических примеров

Не доходят руки до автоматизации казначейства в компании? Мы подготовили несколько примеров, когда откладывать внедрение уже не стоит. А чтобы разобраться с трудностями, которые могут возникнуть при автоматизации казначейства, приглашаем на вебинар, где рассмотрим реальный кейс крупной группы компаний.

Казначейство полного цикла: что это и кому нужно?

В том или ином виде бизнес-процессы казначейства осуществляются во всех компаниях. Однако казначейство полного цикла есть далеко не во всех из них.
Потребность в выстраивании и автоматизации казначейства полного цикла обычно возникает у предприятий со сложной схемой расходов и распределённой структурой. Это могут быть организации филиального или холдингового типа, оборот которых достиг 800 млн руб. в год. Или же единые юридические лица с оборотом от 1-1,5 млрд руб. в год.

Кристина Маланюк, руководитель проектов компании «Внедренцы и Программисты»
Так что же такое казначейство полного цикла? Это система управления финансами, которая покрывает как минимум следующие процессы:
  • отражение операций с наличными и безналичными денежными средствами;
  • планирование поступлений и расходов денежных средств;
  • контроль наличия денежных средств и бюджетных лимитов;
  • процесс согласования заявок на расходование денежных средств.

При необходимости казначейство может быть дополнено такими функциями, как управление договорами, валютный контроль и другими. Для примера приводим схему соответствующего блока в 1С:ERP УХ — конфигурации семейства 1С с самыми широкоми возможностями в части казначейства.
Автоматизация указанных процессов позволяет сделать управление денежными потоками более эффективным, решая конкретные прикладные задачи. Но в каких именно ситуациях и для решения каких задач автоматизировать казначейство стоит как можно скорее? Разберем на примере нескольких кейсов.

Кейс 1. Нет единой политики управления денежными средствами

Заказчик. Группа компаний из нескольких автомобильных дилерских центров.

Проблема. Единых процессов казначейства в группе не существовало, все предприятия управляли средствами самостоятельно, на основе собственных учётных политик и планов счетов. Как следствие, не было надёжных оснований для сравнения их показателей между собой. Не шло речи и о корректной консолидации отчётности и эффективном распределении свободных денежных средств. В результате руководство группы часто действовало вслепую и упускало возможности для роста.

Решение. Команда исполнителей в содружестве с финансовым директором холдинга провела анализ текущего состояния казначейских процессов в каждой бизнес-единице, выявила проблемы и узкие места. Далее на базе «1С:Управление холдингом» смоделировали единую структуру казначейства с указанием ответственных и связей между ними. После согласования структуры разработали регламенты финансовой политики ГК и должностные инструкции, обучили задействованных сотрудников и запустили систему в промышленную эксплуатацию.

Результат. Казначейские процессы стали более централизованными и управляемыми, появилась возможность для корректного сравнительного анализа показателей и перераспределения средств между бизнес-единицами группы. Потребность во внешнем финансировании сократилась на 20%.

Кейс 2. Данные о финансовом состоянии компании не обновляются своевременно

Заказчик. Компания, занимающаяся строительством дорогостоящих инфраструктурных объектов.

Проблема. Цикл строительства объекта — не менее 3 лет, срок окупаемости — ещё дольше. А до того, как объект запустится в эксплуатацию, компании нужно платить поставщикам и подрядчикам. Отсюда — постоянная кредитная нагрузка и расходы на выплату процентов банкам.

Решение. Руководитель финотдела запустил проект по внедрению системы финансового контроля. Для этого на стороне заказчика пересмотрели классификатор статей и выработали единый бизнес-процесс выплат и поступлений с подробными регламентами. Далее с помощью команды внедренцев этот процесс перенесли в программу «Бит.Финанс», автоматизировали согласование заявок на оплаты, настроили сбор аналитики.

Результат. Движения денежных средств стали отслеживаемыми, вся информация о состоянии счетов аккумулирована в одном месте. Выяснилось, что на многочисленных разрозненных счетах заказчика достаточно денег для погашения задолженностей перед контрагентами своими силами. Благодаря этому компании удалось сэкономить более $1 млн на оплате кредитов.

Кейс 3. Не получается соблюдать график платежей

Заказчик. Крупный горнодобывающий и металлургический холдинг.

Проблема. Один из ключевых клиентов холдинга начал регулярно задерживать платежи. Планировать денежные потоки стало труднее — в результате холдинг сам задолжал своим поставщикам. Ситуация осложнялась тем, что в компании не было отлаженного процесса согласования платежей. Сроки обработки заявки на оплату зависели не от её приоритетности, а от активности инициатора и его личных отношений с финансовым департаментом. Это вело к росту кредиторской задолженности и снижению лояльности поставщиков.

Решение. Финансовый директор решил ужесточить контроль за движением денежных средств, используя возможности уже внедрённой на тот момент «1С:Управление производственным предприятием». В систему из Excel перенесли планирование денежных потоков, внедрили в работу штатные инструменты — план движения денежных средств, расчёт по моделям бюджетирования, контролируемые ограничения по бюджетам, а также запустили процесс своевременного учёта договоров в системе.

Результат. Теперь процессы формирования и согласования месячных бюджетов максимально прозрачны, а «1С:Управление производственным предприятием» автоматически контролирует превышение бюджетных лимитов и сроки исполнения договоров. Компания избегает неконтролируемых трат и согласует заявки на важные платежи в течение 1 дня.

Кейс 4. Сотрудники перегружены рутинными задачами

Заказчик. Группа компаний по переработке отходов.

Проблема. Каждый день компания совершает более 200 расчётов с конечными клиентами и 14 юридическими лицами, входящими в группу. Все операции сотрудники бухгалтерии ранее фиксировали в электронных таблицах Excel и обрабатывали вручную. Согласования проводились по телефону и почте, информация часто пропадала, возникали ошибки, оплаты задерживались.

Решение. Компания обратилась к команде исполнителей для внедрения «1С:Управление холдингом». На базе 1С организовали централизованный сбор заявок на платежи, разработали единую форму реестра платежей, автоматизировали расчёт БДДС, контроль лимитов по БДДС и по графику расчётов в договоре.

Результат. Трудозатраты на поиск, хранение и сверку документов сократились на 70%. Улучшилось качество работы с документами, ошибки по вине человеческого фактора минимизированы, а мотивация сотрудников бухгалтерии повысилась.

Кейс 5. Сложные процессы согласования тормозят работу компании

Заказчик. Машиностроительный завод с 20 производственными и вспомогательными подразделениями.

Проблема. Сложная структура предприятия, где у каждого цеха свой руководитель, отражается и на процессах согласования. Для оплаты одной заявки, которых в день может быть до 40 шт., необходимо получить «добро» сразу от нескольких инстанций внутри компании. Раньше на предприятии процесс был формализован плохо и реализовался на бумаге, поскольку во внедрённой «1С:ERP Управление предприятием» необходимая функциональность отсутствует. Из-за этого согласования были неудобными и часто затягивались.

Решение. Для автоматизации согласования заявок на оплату заказчик обратился к команде внедренцев, которые выполнили интеграцию имеющейся «1С:ERP Управление предприятием» с «1С:Документооборот». Далее на базе «1С:Документооборот» настроили предварительно оптимизированные маршруты согласования. Всего получилось более 20 последовательных и параллельных маршрутов, которые запускаются автоматически в зависимости от заявленных статей расходов.

Результат. Теперь система автоматически уведомляет нужных пользователей о заявках, пришедших на утверждение, и исключает необходимость повторного согласования. Процесс реализуется в 1,5 раза быстрее.

Кейс 6. Компания не контролирует необоснованные платежи

Заказчик. Производитель кухонь под ключ.

Проблема. Дела у бизнеса шли хорошо, клиентский трафик и объёмы продаж росли. Но, несмотря на это, в какой-то момент стало ясно: траты компании превосходят темпы заработка — по большей части из-за нецелевого расходования денег. К примеру, когда возникла необходимость расширять отдел продаж, руководитель отдела решил закупить технику для новых сотрудников, и его заявка ушла на оплату без согласования ИТ-специалиста. Позже выяснилось, что деньги можно было и не тратить, так как в другом филиале были подходящие невостребованные компьютеры. Похожая ситуация повторялась и в других отделах.

Решение. Ранее внедрённую программу «1С:Комплексная автоматизация» усилили модулем согласования заявок на расходование денежных средств. Настроили сценарии согласования для разных статей расходов, включили в маршруты всех заинтересованных лиц и запустили процесс в работу.

Результат. Теперь заявки на оплату никогда не проходят мимо сотрудников, ответственных за связанные процессы. В компании улучшилась финансовая дисциплина, минимизированы внеплановые платежи и устранены «двойные» оплаты по одним и тем же счетам.
На примере рассмотренных кейсов вы могли заметить, что не все решения 1С содержат инструменты для реализации казначейства полного цикла. Так, например, функциональность популярных конфигураций «1С:ERP Управление предприятием», «1С:Комплексная автоматизация», «1С:Управление торговлей» существенно урезана в части согласования заявок, платёжного календаря и других процессов. В связи с этим встаёт вопрос: как понять, какая конфигурация подойдёт для решения ваших задач? Как не переплатить за функциональность при покупке, но при этом не потонуть в последующих доработках системы?

Кристина Маланюк, руководитель проектов компании «Внедренцы и Программисты»
Всех, кто хочет погрузиться в тему автоматизации казначейства и ответить для себя на эти вопросы, приглашаем на вебинар «Как автоматизировать казначейство в 1С: практический кейс группы компаний» 23 июля 2024 г.

На вебинаре вы:
  • познакомитесь с успешным опытом автоматизации на крупном производстве;
  • получите ориентиры для выбора оптимальной системы;
  • посмотрите, как одна из них работает на практике;
  • сможете задать вопросы и получить рекомендации для вашей компании.

[Регистрация]
Управление проектами Кейсы
Обсудить ваш проект