Не доходят руки до автоматизации казначейства в компании? Мы собрали несколько примеров, когда откладывать внедрение уже нельзя. А чтобы разобраться с трудностями, которые могут возникнуть при автоматизации, приглашаем на вебинар «Как автоматизировать казначейство в 1С: практический кейс группы компаний».
Казначейство полного цикла: что это и кому нужно?
В том или ином виде бизнес-процессы казначейства осуществляются во всех компаниях. Однако казначейство полного цикла есть далеко не везде.
Потребность в выстраивании и автоматизации казначейства полного цикла обычно возникает у предприятий со сложной схемой расходов и распределённой структурой. Это могут быть организации филиального или холдингового типа, оборот которых достиг 800 млн руб. в год. Или же единые юридические лица с оборотом от 1-1,5 млрд руб. в год.
Кристина Маланюк, руководитель проектов компании «Внедренцы и Программисты»
Так что же такое казначейство полного цикла? Это система управления финансами, которая покрывает как минимум следующие процессы:
При необходимости казначейство может быть дополнено такими функциями, как управление договорами, валютный контроль и другими. Для примера приводим схему соответствующего блока в 1С:ERP УХ — конфигурации семейства 1С с самыми широкоми возможностями в части казначейства.
- отражение операций с наличными и безналичными денежными средствами;
- планирование поступлений и расходов денежных средств;
- контроль наличия денежных средств и бюджетных лимитов;
- процесс согласования заявок на расходование денежных средств.
При необходимости казначейство может быть дополнено такими функциями, как управление договорами, валютный контроль и другими. Для примера приводим схему соответствующего блока в 1С:ERP УХ — конфигурации семейства 1С с самыми широкоми возможностями в части казначейства.
Автоматизация указанных процессов позволяет сделать управление денежными потоками более эффективным, решая конкретные прикладные задачи. Но в каких именно ситуациях и для решения каких задач автоматизировать казначейство стоит как можно скорее? Разберём на примере нескольких кейсов.
Кейс 1. Нет единой политики управления денежными средствами
Заказчик. Группа компаний из нескольких автомобильных дилерских центров.
Проблема. Единых процессов казначейства в группе не существовало, все предприятия управляли средствами самостоятельно, на основе собственных учётных политик и планов счетов. Как следствие, не было надёжных оснований для сравнения их показателей между собой. Не шло речи и о корректной консолидации отчётности и эффективном распределении свободных денежных средств. В результате руководство группы часто действовало вслепую и упускало возможности для роста.
Решение. В содружестве с руководством холдинга мы провели анализ текущего состояния казначейских процессов в каждой бизнес-единице, выявили проблемы и узкие места. Далее на базе «Бит.Финанс» смоделировали единую структуру казначейства с указанием ответственных и связей между ними. После согласования структуры разработали регламенты финансовой политики и должностные инструкции, обучили задействованных сотрудников и запустили систему в промышленную эксплуатацию.
Результат. Казначейские процессы стали более централизованными и управляемыми, появилась возможность для корректного сравнительного анализа показателей и перераспределения средств между бизнес-единицами группы. Потребность во внешнем финансировании сократилась на 20%.
Проблема. Единых процессов казначейства в группе не существовало, все предприятия управляли средствами самостоятельно, на основе собственных учётных политик и планов счетов. Как следствие, не было надёжных оснований для сравнения их показателей между собой. Не шло речи и о корректной консолидации отчётности и эффективном распределении свободных денежных средств. В результате руководство группы часто действовало вслепую и упускало возможности для роста.
Решение. В содружестве с руководством холдинга мы провели анализ текущего состояния казначейских процессов в каждой бизнес-единице, выявили проблемы и узкие места. Далее на базе «Бит.Финанс» смоделировали единую структуру казначейства с указанием ответственных и связей между ними. После согласования структуры разработали регламенты финансовой политики и должностные инструкции, обучили задействованных сотрудников и запустили систему в промышленную эксплуатацию.
Результат. Казначейские процессы стали более централизованными и управляемыми, появилась возможность для корректного сравнительного анализа показателей и перераспределения средств между бизнес-единицами группы. Потребность во внешнем финансировании сократилась на 20%.
Кейс 2. Сотрудники перегружены рутинными задачами
Заказчик. Группа компаний, один из крупнейших производителей кондитерских изделий в России.
Проблема. Организация работала по модели торгового дома: производственные площадки на одном юрлице, торговая компания, она же покупатель и дистрибьютор продукции, — на другом. Торговый дом совершал множество расчётов — как между юридическими лицами, входящими в группу, так и с конечными клиентами. Все сопутствующие документы распечатывались, и сотрудники финансовой службы обрабатывали их вручную. Информация часто пропадала, возникали ошибки, оплаты задерживались.
Проблема. Организация работала по модели торгового дома: производственные площадки на одном юрлице, торговая компания, она же покупатель и дистрибьютор продукции, — на другом. Торговый дом совершал множество расчётов — как между юридическими лицами, входящими в группу, так и с конечными клиентами. Все сопутствующие документы распечатывались, и сотрудники финансовой службы обрабатывали их вручную. Информация часто пропадала, возникали ошибки, оплаты задерживались.
Решение. Компания обратилась к нам для внедрения «1С:ERP Управление предприятием». В рамках комплексного внедрения мы запустили в эксплуатацию блоки «Казначейство» и «Бюджетирование», доработали функциональность для автоматического заполнения бюджетов ДДС с использованием ответственных в качестве аналитики сбора данных и адаптировали отчёты.
Результат. В компании появилась процедура управления ДС и онлайн-контроль бюджетов при проведении заявки на оплату. Процедуру создания заявок переложили на инициаторов. Объём ручных операций и трудозатрат сотрудников финансовой службы существенно сократился.
Результат. В компании появилась процедура управления ДС и онлайн-контроль бюджетов при проведении заявки на оплату. Процедуру создания заявок переложили на инициаторов. Объём ручных операций и трудозатрат сотрудников финансовой службы существенно сократился.
Кейс 3. Сложные процессы согласования тормозят работу компании
Заказчик. Группа компаний, один из крупнейших производителей кондитерских изделий в России.
Проблема. На том же предприятии была ещё одна проблема: неординарные маршруты согласования. Ввиду сложной структуры организации для оплаты одной заявки необходимо было получать «добро» сразу от нескольких инстанций. А поскольку процесс реализовался на бумаге, по почте и телефону, согласования были неудобными и часто затягивались.
Решение. На базе типовой функциональности «1С:ERP Управление предприятием» мы разработали модуль для маршрутизации согласования заявок на расходование денежных средств «ВиП:Казначейство». Затем настроили маршруты, которые запускаются автоматически в зависимости от заявленных статей расходов, обучили пользователей и запустили модуль в работу.
Результат. Теперь система автоматически назначает задачи по согласованию нужным пользователям, уведомляет их о заявках, пришедших на утверждение, и исключает необходимость повторного согласования. Процесс реализуется в 1,5 раза быстрее.
Проблема. На том же предприятии была ещё одна проблема: неординарные маршруты согласования. Ввиду сложной структуры организации для оплаты одной заявки необходимо было получать «добро» сразу от нескольких инстанций. А поскольку процесс реализовался на бумаге, по почте и телефону, согласования были неудобными и часто затягивались.
Решение. На базе типовой функциональности «1С:ERP Управление предприятием» мы разработали модуль для маршрутизации согласования заявок на расходование денежных средств «ВиП:Казначейство». Затем настроили маршруты, которые запускаются автоматически в зависимости от заявленных статей расходов, обучили пользователей и запустили модуль в работу.
Результат. Теперь система автоматически назначает задачи по согласованию нужным пользователям, уведомляет их о заявках, пришедших на утверждение, и исключает необходимость повторного согласования. Процесс реализуется в 1,5 раза быстрее.
Кейс 4. Не получается соблюдать график платежей
Заказчик. Производитель металлических изделий.
Проблема. Компания переходила из устаревшей «1С:Управление производственным предприятием» на «1С:ERP Управление предприятием». В прежней доработанной системе были выстроены процессы согласования заявок на оплату, а в новой этой функциональности не хватало. В результате сроки обработки заявки зависели не от её приоритетности, а от активности инициатора и его личных отношений с финансовым департаментом. Это приводило к просроченным платежам, росту задолженности и снижению лояльности контрагентов.
Решение. Внедрили модуль «ВиП:Казначейство» и настроили многоэтапные маршруты согласования заявок на оплату в зависимости от статьи ДДС. Это позволило сохранить функциональность, удобную пользователям, привыкшим работать в старой кастомизированной системе. Также мы добавили в модуль возможность привязать к статье ДДС два маршрута — для кредиторской и дебиторской задолженности.
Результат. Процессы формирования и согласования заявок на оплату стали максимально прозрачными. Теперь компания избегает неконтролируемых трат и может согласовывать заявки на важные платежи в течение 1 дня.
Проблема. Компания переходила из устаревшей «1С:Управление производственным предприятием» на «1С:ERP Управление предприятием». В прежней доработанной системе были выстроены процессы согласования заявок на оплату, а в новой этой функциональности не хватало. В результате сроки обработки заявки зависели не от её приоритетности, а от активности инициатора и его личных отношений с финансовым департаментом. Это приводило к просроченным платежам, росту задолженности и снижению лояльности контрагентов.
Решение. Внедрили модуль «ВиП:Казначейство» и настроили многоэтапные маршруты согласования заявок на оплату в зависимости от статьи ДДС. Это позволило сохранить функциональность, удобную пользователям, привыкшим работать в старой кастомизированной системе. Также мы добавили в модуль возможность привязать к статье ДДС два маршрута — для кредиторской и дебиторской задолженности.
Результат. Процессы формирования и согласования заявок на оплату стали максимально прозрачными. Теперь компания избегает неконтролируемых трат и может согласовывать заявки на важные платежи в течение 1 дня.
Кейс 5. Компания не контролирует необоснованные платежи
Заказчик. Производитель дверей и фурнитуры.
Проблема. Клиентский трафик и объёмы продаж компании росли, но в какой-то момент стало ясно: траты превосходят темпы заработка — по большей части из-за нецелевого расходования денег. К примеру, когда возникла необходимость расширять отдел продаж, руководитель отдела решил закупить технику для новых сотрудников, и его заявка ушла на оплату без согласования ИТ-специалиста. Позже выяснилось, что деньги можно было и не тратить, так как в другом филиале были невостребованные компьютеры. Похожая ситуация повторялась и в других отделах.
Решение. Ранее внедрённую программу «1С:Комплексная автоматизация» усилили модулем «ВиП:Казначейство». Настроили сценарии согласования для разных статей расходов, включили в маршруты всех заинтересованных лиц и запустили процесс в работу.
Результат. Теперь заявки на оплату никогда не проходят мимо сотрудников, ответственных за связанные процессы. В компании улучшилась финансовая дисциплина, минимизированы внеплановые платежи и устранены «двойные» оплаты по одним и тем же счетам.
Проблема. Клиентский трафик и объёмы продаж компании росли, но в какой-то момент стало ясно: траты превосходят темпы заработка — по большей части из-за нецелевого расходования денег. К примеру, когда возникла необходимость расширять отдел продаж, руководитель отдела решил закупить технику для новых сотрудников, и его заявка ушла на оплату без согласования ИТ-специалиста. Позже выяснилось, что деньги можно было и не тратить, так как в другом филиале были невостребованные компьютеры. Похожая ситуация повторялась и в других отделах.
Решение. Ранее внедрённую программу «1С:Комплексная автоматизация» усилили модулем «ВиП:Казначейство». Настроили сценарии согласования для разных статей расходов, включили в маршруты всех заинтересованных лиц и запустили процесс в работу.
Результат. Теперь заявки на оплату никогда не проходят мимо сотрудников, ответственных за связанные процессы. В компании улучшилась финансовая дисциплина, минимизированы внеплановые платежи и устранены «двойные» оплаты по одним и тем же счетам.
На примере рассмотренных кейсов вы могли заметить, что не все решения 1С содержат инструменты для реализации казначейства полного цикла. Так, например, функциональность популярных конфигураций «1С:ERP Управление предприятием», «1С:Комплексная автоматизация», «1С:Управление торговлей» существенно урезана в части согласования заявок, платёжного календаря и других процессов. В связи с этим встаёт вопрос: как понять, какая конфигурация подойдёт для решения ваших задач? Как не переплатить за функциональность при покупке, но при этом не потонуть в последующих доработках системы?
Кристина Маланюк, руководитель проектов компании «Внедренцы и Программисты»
Всех, кто хочет погрузиться в тему автоматизации казначейства и ответить для себя на эти вопросы, приглашаем на вебинар «Как автоматизировать казначейство в 1С: практический кейс группы компаний» 23 июля 2024 г.
На вебинаре вы:
[Регистрация]
На вебинаре вы:
- познакомитесь с успешным опытом автоматизации на крупном производстве;
- получите ориентиры для выбора оптимальной системы;
- посмотрите, как одна из них работает на практике;
- сможете задать вопросы и получить рекомендации для вашей компании.
[Регистрация]
