Холдинги не могут существовать без консолидации данных.
Необходимость оптимизировать работу с данными особенно остра сегодня, в ситуации ускоренного импортозамещения.
Как консолидировать группу компаний быстро и качественно?
Ниже — кейс хлебобулочного холдинга с годовым оборотом 2–3 млрд руб., в котором была оптимизирована отчётность, приём заказов, межтерминальные перевозки и не только.
Изначально нашим клиентом стал хлебобулочный завод, который входил в группу компаний. Мы помогли ему перейти со старой самописной системы на «1С:Управление производственным предприятием»: на тот момент это было самое современное решение из линейки «1С».
Позже управляющая компания приобрела ещё три завода — в составе ГК появился отдельный холдинг. Сегодня это один из крупнейших производителей хлебобулочных изделий и сдобы в Северо-Западном регионе с собственной торговой сетью и транспортной компанией (общая численность персонала — 1 600 человек).
Особенности холдинговой структуры — всесторонний обмен множеством документов, сложный финансовый учёт, разветвлённая логистика. От автоматизации этих направлений зависело, как скоро холдинг начнёт функционировать в полную силу.
Благодаря мощной интеграции в стратегию управляющей компании мы понимали, какие задачи требуется закрыть в первую очередь, и оперативно реагировали на возникающие запросы. В результате автоматизация помогла наладить работу холдинга и сократить издержки более чем на 10 млн руб. ежемесячно.
1. Единый приём заказов
Клиенты холдинга — розничные сети и торговые точки, счёт которых ведётся на тысячи. Они делают заказы самостоятельно с некоторой регулярностью. Приём заказов осуществляется через внутренние контакт-центры. Ассортимент у заводов разный, поэтому одна точка может запрашивать продукцию у нескольких подразделений. При этом оформлять заказы по отдельности неудобно и затратно по времени и для клиентов, и для компании.
Что сделали?
Подключили заводы к блоку клиентской базы на «1С». Модуль «Стол заказов» стал общим, операторы начали работать из одного помещения. Теперь они вводили заявки в основную базу, после чего информация сама передавалась в базы заводов. Клиент, в свою очередь, заказывал все необходимые позиции одним звонком.
2. Консолидация договоров
Чтобы клиенты не вступали в юридические отношения сразу с несколькими заводами, было создано торговое ООО. Далее последовало массовое перезаключение договоров. Оно было растянуто во времени: одни клиенты уже перешли на новое сотрудничество, другие ещё нет. Постоянно следить за корректностью юрлица в договоре — головная боль для операторов, особенно если таких документов тысячи в день.
Что сделали?
Доработали блок управления договорами, чтобы он автоматически предоставлял оператору правильный документ. Благодаря этому удалось перевести клиентов на новые договоры максимально безболезненно — без дополнительной нагрузки на сотрудников и критических ошибок.
3. Регуляция внутригрупповых оборотов
Одна компания в холдинге продаёт, другие производят. Торговое ООО уходит в минус, у заводов образуются остатки. Заказы в огромном количестве отгружаются ежедневно (3000–5000 в сутки). Реальный объём отгрузок за смену можно узнать лишь в конце ночи: часть продукции не всегда успевают произвести, если заявка пришла поздно. Плюс, клиенты регулярно возвращают нереализованные единицы — из-за этого накладные приходится править. Документировать отгрузки каждый день или неделю в таких условиях крайне сложно.
Также неизвестно, по каким ценам заводы должны продавать изделия торговому юрлицу, чтобы компания оптимизировала налогообложение и привлекала кредиты. Общие показатели можно понять только по истечении месяца, зная продажи по группам товаров.
Что сделали?
Разработали подсистему (рабочий стол бухгалтера), которая по итогам месяца определяла, сколько продукции нужно отгрузить задним числом с каждого завода. Модуль собирал данные по выпуску, продажам, требования к рентабельности и другим показателям, затем рассчитывал по алгоритму количество и цены и предлагал бухгалтеру. Бухгалтер мог скорректировать наценку и по кнопке формировал пакет документов: отгрузочные накладные и накладные на приход — всего около 200 документов в месяц. Это помогло в разы сократить трудозатраты на подготовку документации и сделало управление прибыльностью и отчётностью эффективнее.
4. Оптимизация межтерминальных рейсов
Клиент де-факто заказывает товар у разных заводов. У каждого из них есть свой склад. Везти продукцию для одной точки с нескольких площадок на нескольких машинах нелогично: это двойной или даже тройной расход ресурсов.
Что сделали?
Разработали блок планирования межтерминальных перемещений. Система динамически рассчитывала комплектацию рейсов, сопоставляя данные по остаткам на площадках и заказам, которые успели прийти. Клиенты закреплялись за площадками. Если к магазину был ближе завод А, часть продукции с заводов Б и В перевозилась туда, а потом попадала к клиенту кратчайшим путём.
5. Построение единой системы для работы подразделений
У одного из заводов холдинга была собственная система для операторов. Финансы, расчёт себестоимости, учёт затрат — всего этого в ней не хватало. Однако переводить настолько объёмный документооборот на новые рельсы сложно. К тому же сотрудники привыкли к старой программе — переход на незнакомое ПО был для них стрессом.
Что сделали?
Поблочно перевели на централизованную базу «1С» две взаимосвязанные службы — логистику и склад готовой продукции. Сначала сделали бесшовную интеграцию: в момент внесения заказа информация и логика дублировались в двух базах. Первыми работать в новой системе стали логисты, через пару недель — склад. После этого обмен данными отключили. Внедрение позволило создать общее информационное пространство и повысило эффективность бизнес-единицы за счёт инструментов управления денежными средствами и финансового анализа.
***
Внедрение и доработка единой базы «1С» позволила консолидировать процессы пяти подразделений. Это повысило управляемость, укрепило внутренние связи и создало основу для развития.
Сегодня «1C» предлагает ещё больше решений для холдинговых структур — «1С:Управление холдингом», «1C:ERP. Управление холдингом», «1C:Корпорация».
Хотите узнать, какой из продуктов лучше отвечает требованиям вашей компании? Или как перейти с SAP на «1С» максимально безболезненно?
Получите бесплатный бизнес-аудит, оставив заявку на сайте. Мы изучим ваши процессы, выявим проблемы и предложим список рекомендаций.
