Один из наших постоянных заказчиков — крупная компания, которая занимается производством лакокрасочных материалов. Ранее в ней был внедрён «1С:Документооборот». В рамках этой программы клиенту хотелось автоматизировать процедуру согласования договоров.
Что было до?
Частично процедур уже была автоматизирована, однако не хватало скорости и отлаженности. Приходилось вносить скриншоты договоров, полностью вычитывать каждый документ, не было возможности ввести сущность «типовой договор», согласование запускалось только по «широкому кругу» (руководитель инициатора, юрист, главбух, финансовый директор, директор). Документы заводились в систему менеджером и проходили несколько инстанций — иногда процесс затягивался, иногда сотрудники допускали ошибки.
Перед нами встала задача создать алгоритм согласования внутреннего документа, договора и дополнительного соглашения с поставщиком. Для этого мы настроили последовательность этапов согласования, механизмы делегирования (от кого к кому) и права пользователей. После протестировали систему, запустили её в работу и обучили сотрудников на стороне клиента.
Что в итоге?
- Появилась возможность видеть в программе все стадии согласования, выставлять сроки и следить за ними.
- Ввели сущность «типовой договор» — заранее утверждённый шаблон. Если, например, с клиентом заключается типовой договор поставки, согласование проходит по «узкому кругу» согласующих. Это экономит время, в том числе потому, что сотрудники видят: перед ними типовой документ, и проверять надо не все пункты, а лишь возможные к изменению.
- У сотрудников отпала необходимость знать и контролировать порядок согласования. Скажем, юристу не нужно помнить, что следом за ним подтверждение даёт бухгалтер, и так далее. Всё происходит автоматически. Если же ответственный в отпуске или на больничном, документ перенаправляется заместителю.
- Стало возможно отследить историю любого договора. Все могут посмотреть, когда тот был создан, на каком этапе находится, какие резолюции оставили предыдущие участники (согласовано, согласовано с комментариями, не согласовано). Несогласованные договоры возвращаются непосредственно инициатору.
Глобальный результат — полная автоматизация процесса. Он стал в два раза более быстрым и предельно прозрачным. Ошибки и «подвисания» случайно забытых документов сведены к минимуму. И всё это с помощью типовой функциональности.
Если и вам требуется качественное сопровождение «1С», заполните заявку. Мы свяжемся с вами в течение двух часов, ответим на все вопросы и предложим решения.
