Как мы внедрили «1С:Кабинет сотрудника» и сократили трудозатраты на 50%

Мы часто получаем от клиентов вопросы о возможностях типового личного кабинета 1С («1С:Кабинет сотрудника»). Всё актуальнее становится задача перехода на ЭДО, избавления от бумаг и удалённого подписания документов. Как именно в этом помогает упомянутый сервис? Отвечаем на примере внутреннего кейса.

Наша компания постоянно растёт и расширяет штат. Это неизбежно приводит к увеличению нагрузки на бухгалтерию. Когда мы начали отслеживать, сколько времени наши бухгалтеры тратят на те или иные задачи, выяснилось, что решение одних только кадровых вопросов занимает до 28 часов в месяц.

Специфика кадрового документооборота:

Много мелких рутинных задач. Распечатать документы, получить подписи директора и сотрудников, разослать расчётные листы, организовать хранение бумаг — всё это отнимает время и силы специалистов. При этом сами по себе задачи несложные — их легко автоматизировать.
Много сотрудников, работающих дистанционно. Из-за этого часто приходится отправлять и получать документы по почте, что тоже не очень удобно. Плюс, расходы на пересылку.

Стало ясно: нужна оцифровка и автоматизация. В качестве инструмента, решающего эти задачи, выбрали «1С:Кабинет сотрудника».

Незадолго до этого у нас состоялся пресейл, на котором потенциальный заказчик попросил продемонстрировать данный сервис. По сути, мы убили «двух зайцев»: запустили кабинет у себя и актуализировали понимание функционала, чтобы затем провести качественную демонстрацию. А благодаря работе с другим клиентом, которому мы уже успели внедрить кабинет, у нас появилась понятная детализированная инструкция.

Кристина Шаврина, заместитель директора по организационному развитию

Что такое «1С:Кабинет сотрудника»?

Это сервис, который позволяет сотрудникам использовать некоторые функции 1С — причём покупать дополнительные лицензии и предоставлять доступ к базам не нужно. В основном сервисом пользуются со смартфона, но есть и веб-версия для ПК. На текущий момент это одно из самых востребованных решений для ведения электронного кадрового учёта.

Мы сразу остановили свой выбор на этом приложении. Во-первых, в личном кабинете сотрудникам удобно выпускать электронные подписи: это занимает буквально пару минут. Во-вторых, сервис напрямую интегрирован с 1С:ЗУП. Кроме того, у нас есть подробная инструкция, с помощью которой легко разобраться в функциональности.

Татьяна Позднякова, бухгалтер

Какие задачи закрывает «1С:Кабинет сотрудника»?

1. Обработка заявок сотрудников (заявления на отпуск, командировку, изменение личных данных, налоговые вычеты и пр.).

Заявки сотрудников приходят исполнителю в виде задач в разделе «Мои задачи».

2. Подготовка справок для сотрудников (НДФЛ, справки об остатках отпусков, справки с места работы и пр.).

Например, так выглядит запрос сотрудника на справку 2-НДФЛ. Документ создаётся автоматически. Остаётся только перейти по ссылке, заполнить, проверить и провести справку.

3. Подготовка и обработка приказов (о приёме, переводе, увольнении, отпуске, командировке и пр.).

По кнопке «Печать» выводится печатная форма приказа, которая передаётся в личный кабинет на подпись. После ознакомления сотрудника с приказом сервис обменивается информацией с 1С:ЗУП, куда поступает соответствующая отметка.

4. Подготовка и обработка произвольных документов (локальных нормативно-правовых актов, инструкций, договоров и пр.).

Со стороны 1С в разделе «Документы кадрового ЭДО» можно увидеть, что сотрудник подписал документ.

5. Публикация расчётных листков согласно ст. 136 ТК РФ.

В личном кабинете сотрудник увидит публикацию в разделе «На подпись». После подписания документ переходит в архив, а в 1С:ЗУП отмечается факт ознакомления.

Раньше нам приходилось выгружать и рассылать расчётные листы каждому сотруднику вручную. В сумме это занимало около часа. Сейчас, благодаря личному кабинету, мы делаем это одной кнопкой.

Татьяна Позднякова, бухгалтер

Как происходило внедрение?

Переход на «1С:Кабинет сотрудника» осуществляли командой из трёх человек. Активная фаза проекта заняла около недели.

Первый день. Купили и установили «1С:Кабинет сотрудника».
Второй день. Настроили пользовательские роли (структуры подчинённости сотрудников) и маршруты согласования.
+5–7 дней. Проинструктировали сотрудников, помогли скачать приложение и получить ЭП, запустили сервис в эксплуатацию.
+1 месяц. Протестировали работу сервиса, нашли и исправили все недочёты в настройках. Сотрудники адаптировались к приложению и начали активно им пользоваться.

В результате удалось существенно сократить трудозатраты на рутинные задачи, связанные с кадровым документообротом, и направить сэкономленное время на более интересные проекты. Экономия времени составила почти 50% (с 23–28 часов до 12–13 часов).

«1С:Кабинет сотрудника» — лишь один из примеров мобильных возможностей 1С. Хотите узнать о других? Скачайте бесплатно наш гайд с практическими сценариями «Мобильные приложения 1С: 7 идей для бизнеса».