Как мы превратили неработающую 1С:Комплексная автоматизация и хаос в Excel в стройную систему учёта и продаж для оптового поставщика оборудования: автоматизировали ключевые процессы, наладили взаимодействие отделов и обеспечили прозрачность всей цепочки поставок.
О компании до внедрения
Наш заказчик — оптовый поставщик электротехнического оборудования и комплектующих от зарубежных производителей. На рынке промышленной автоматизации с 2016 года.
У заказчика уже были системы 1С:Комплексная автоматизация и 1С:Бухгалтерия предприятия, но первая из них фактически не использовалась: оставалась не внедрённой и не охватывала ключевые бизнес-процессы.
Из-за отсутствия полноценной автоматизации заказчик регулярно сталкивался с трудностями. Менеджеры по продажам не имели прозрачного доступа к информации о наличии и движении товаров — это осложняло работу с клиентами и выполнение заказов. Менеджерам по закупкам приходилось постоянно отвечать на повторяющиеся запросы от отдела продаж, дублируя работу и теряя время. На складе ситуация также оставалась нестабильной: кладовщики не понимали, какие товары относятся к тем или иным заказам — это приводило к хаосу при приёмке и отгрузке. Все процессы велись вручную в Excel, сотрудники практически не имели доступа к информации коллег и были вынуждены регулярно уточнять детали по телефону и в переписке, из-за чего данные часто терялись, а выполнение операций замедлялось.
Цели проекта внедрения
В рамках проекта предстояло автоматизировать ключевые бизнес-процессы (Продажи, Закупки, Логистика, Склад) в системе 1С:Комплексная автоматизация с фокусом на:
- Повышение прозрачности товародвижения — обеспечить полную прослеживаемость цепочки поставки: от заказа до финальной отгрузки.
- Автоматизацию повседневных задач сотрудников — создать удобные АРМ (автоматизированные рабочие места) для менеджеров по продажам, специалистов по закупкам и логистов.
Оптимизацию документооборота и коммуникации между отделами — доработать существующие документы и внедрить новые, чтобы ускорить обработку информации и упростить взаимодействие сотрудников.
Автоматизированные процессы
1. Автоматизация обработки клиентских заявок
Проблема. Компания осуществляет продажи по индивидуальным запросам — фиксированного прайса нет. Каждый заказ требует предварительного расчёта цены и срока поставки. До автоматизации менеджеры, получив запрос от покупателя, были вынуждены каждый раз узнавать цены у отдела закупок. Это затягивало обработку заказов и коммуникацию с клиентами.
Решение. Разработали документ «Заявка клиента», который позволяет быстрее получать информацию о ценах.
Менеджер формирует документ и заполняет данные клиента, ответственного специалиста, артикулы (вся работа ведётся не по наименованиям, а по артикулам, которых свыше 1 миллиона). Он может сразу выбрать подходящее предложение из истории цен, включающей предыдущие запросы и полученные прайсы, и отправить его клиенту. А при необходимости делает запрос в закупочный отдел через специальный механизм вместо звонков и переписок.
2. Автоматизация запросов поставщикам
Проблема. Закупщик (один специалист!) формировал и направлял запросы на цены поставщикам вручную, часто — по повторяющимся артикулам. Вся работа велась в Excel, было много дублирующихся операций.
Решение. Разработали АРМ менеджера по закупкам – специальный интерфейс, который позволяет группировать заявки по артикулам с учётом наличия одинаковых товаров от разных производителей и сохранять историю прайсов от каждого поставщика.
Закупщик видит запрос от менеджера по продажам в своём АРМ и проверяет цены на нужные артикулы в истории. Может выбрать из истории прайсов подходящий по цене и срокам доставки вариант и отправить его обратно менеджеру. Если нет нужных данных — формирует «Запрос поставщику» и выгружает его в Excel по определенному шаблону, который затем заполняется поставщиком. Ответ от поставщика через файл автоматически подгружается в документ, цены записываются в созданный нами регистр сведений. Закупщик пересчитывает цену и передаёт информацию менеджеру, а тот формирует коммерческое предложение для клиента.
3. Автоматизация согласования коммерческого предложения
Проблема. Для согласования коммерческого предложения необходимо участие нескольких лиц: начальника отдела закупок, коммерческого директора, бухгалтера и пр. Согласовывать документ вручную, через электронную почту, было трудоёмко и ненадёжно.
Решение. Выстроили цепочку согласования через задания в 1С:КА.
Теперь, когда менеджер формирует коммерческое предложение и отправляет его на согласование, документ передаётся вовлечённым в цепочку сотрудникам. По достижении результата бухгалтер создаёт на основании согласованного коммерческого предложения документ «Заказ клиента».
4. Автоматизация работы с поставками
Проблема. Работа закупщиков и логистов требовала гибких инструментов при оформлении заказов поставщикам. Например, в целях повышения оперативности некоторые позиции из заказа, изготовленные в первую очередь, нужно отправлять отдельно, а оставшиеся могут быть доставлены следующей поставкой. Кроме того, в одной поставке могут быть товары из нескольких заказов.
Решение. Разработали документ «Поставка», который позволяет произвольно группировать товары из разных заказов поставщику внутри одной поставки.
Закупщик формирует стандартный документ «Заказ поставщику» и следит за его выполнением. Когда поставщик сообщает, что часть позиций из заказа готова к отгрузке, закупщик в своём АРМ указывает дату готовности, собирает готовые позиции и передает в АРМ логиста. Логист формирует общую поставку через документ «Поставка», в который автоматически подгружаются декларации, сертификаты и вся информация об отправлении. На основании документа «Поставка» автоматически создаётся документ «Приобретение товаров и услуг», используемый кладовщиком для приёмки товаров по ордерам.
Результаты внедрения
- Менеджеры по продажам оперативно получают актуальные цены и формируют предложения для клиентов без лишних задержек.
- Закупщики быстрее обрабатывают запросы благодаря автоматической группировке артикулов и доступу к истории цен от поставщиков.
- Обеспечена полная прозрачность товародвижения, сотрудники видят, где находится товар на каждом этапе.
- Улучшен документооборот, документы не теряются в переписке.
- Улучшена коммуникация между отделами – больше нет разрозненных Excel-таблиц и звонков для уточнения информации.
Мы продолжаем сотрудничать с заказчиком и планируем реализовать синхронизацию с 1С:Бухгалтерия предприятия, а также довнедрить функциональность для управленческого учёта и управления денежными средствами.
