Экскурсия по производству: зачем и как проводить её для команды внедрения?

Не уверены, что подрядчик действительно погрузится в ваши процессы и предложит эффективные решения? Прочтите эту статью. В ней заместитель директора по организационному развитию Кристина Шаврина рассказывает, чем в этом помогают производственные экскурсии и как они проходят. 

На старте проекта по внедрению ПО важно получить от клиента как можно больше информации о его производственных процессах. Лучший способ сделать это — посетить рабочие места компании и увидеть всё вживую.

Почти перед каждым проектом мы просим клиента провести нам «экскурсию» по предприятию. По возможности берём туда всю команду, которая займётся проектом и станет его «руками». Конечно, будет плюсом если заказчик находится в том же городе. Но даже если производство расположено в тысячах километров, мы всё равно отправляем на завод 1–2 представителей компании — тех, кто выжмет максимум из встречи и привезёт необходимую информацию.

Коснуться производства: зачем нужна экскурсия?

• Видим подводные камни, нюансы. Во время интервью пользователи часто упускают некоторые тонкости. Для них они очевидны и второстепенны, а для нас оказываются ключевыми. Взглянув на производство своими глазами, мы уже знаем, какие моменты повлияют на процесс внедрения, какие вопросы задать, что уточнить.

Пример из практики: когда мы ездили на хлебобулочное производство, обратили внимание на специфику хранения муки. Её держат в огромных вертикальных контейнерах, которые называются «силó‎сы». И, соответственно, учётная работа с ней построена не так, как с сырьём в мешках или каких-то небольших упаковках. Она иначе приходуется: грузовик-муковоз взвешивают на входе и выходе; разница —  вес принятой муки. Инвентаризируют остатки с помощью оборудования для замера уровня в этом контейнере. Отпуск в производство тоже автоматизирован отдельно. Всё это было для нас неочевидно, пока мы туда не съездили. Когда увидели — стало понятно, что надо очень подробно об этом расспросить, чтобы корректно автоматизировать и не упустить нюансы.

Мария Зябрикова, аналитик 1С

• Погружаемся в производство и учимся говорить на языке клиента. У каждой профессиональной группы свои речевые особенности, своя терминология. На разных заводах тоже используют разную лексику. Так, на хлебобулочном производстве не поймут, что такое «толеранс», а слово «усушка» ничего не скажет рабочим трубопрокатного цеха.
• Выстраиваем контакт с сотрудниками на местах. Если есть возможность, общаемся не только с главным технологом, но и с другими сотрудниками. Становимся для них «живыми» людьми, а не ботами, которые пишут сухие письма с постоянными допросами. Это облегчает коммуникацию и ускоряет рабочие процессы. 

Советы клиенту: как подготовиться к проведению экскурсии

• Продумайте организационные моменты. Выделите время, решите, кто из сотрудников станет «проводником» для команды внедрения, согласуйте доступы ко всем этапам производства — от входа сырья до отправки покупателю. 
• Предоставьте разрешение на фото- и видеосъёмку. Конечно, если производственные процессы не являются коммерческой тайной. Собрать живую фактуру крайне важно: это позволяет точнее зафиксировать детали и передать информацию коллегам. 
• Будьте готовы ответить на множество вопросов. Даже на те, которые кажутся глупыми. Например: а что у вас в этом мешке? А почему он стоит посреди коридора? А почему сотрудник танцует возле станка? Чем меньше белых пятен для исполнителя, тем легче осуществить внедрение. 
• Сформируйте список ожиданий. Для предметного разговора об ожиданиях и бизнес-целях проводят отдельные встречи. Однако и во время экскурсии команда будет спрашивать не только о том, как обстоят дела сейчас, но и о желаемых результатах. Если у заинтересованных лиц есть готовые представления, ими можно поделиться. 

До и после: как мы выстраиваем процесс со своей стороны

• Находим сведения о заказчике и заводе, выясняем, чем они занимаются. Читаем документацию по данному производству, расспрашиваем окружение про его специфику. Стараемся сделать так, чтобы клиенту не пришлось объяснять нам совсем банальные вещи. 
• Составляем перечень возможных вопросов. Сразу записываем их на подкорку мозга, чтобы не тратить время на подглядывание в «шпаргалку». 
• Предварительно уточняем, разрешена ли видео-, фотосъемка или запись на бумаге. Так при посещении производств, куда запрещено приносить посторонние предметы (например, переработка драгметаллов), мы будем готовы подстроиться под условия клиента. 
• Если, пока шла экскурсия, мы не фиксировали происходящее, оперативно перекладываем информацию из головы на бумагу, снимаем видео или надиктовываем аудио.
• Структурируем информацию с помощью опросников по блокам.
• Передаём материалы всем вовлечённым в проект коллегам — в виде записей или в ходе внутреннего интервью. Заранее, до следующей встречи с заказчиком, определяем, что ещё требуется узнать. 

А как вы относитесь к изучению производственных процессов в «полевых условиях»?  Доводилось ли вам участвовать в таких экскурсиях или проводить их для исполнителей? Если да, расскажите в комментариях!

Если же вы ищете подрядчиков для внедрения 1С, оставьте заявку на сайте. Мы ответим на все вопросы и предложим оптимальные решения.