Человеческий фактор в бизнес-процессах казначейства: проблемы и решения
2024-09-04 12:13
Ошибки из-за человеческого фактора могут обойтись российским компаниям в миллионы рублей. Как автоматизация 1С помогает избежать ошибок и финансовых потерь за счет усиления контроля над казначейскими процессами? Поговорили об этом с ведущим аналитиком Юлией Михайличенко.
Ошибки, вызванные человеческим фактором, остаются одной из основных причин финансовых потерь и операционных сбоев в коммерческих компаниях. По данным консалтингового агентства PricewaterhouseCoopers (PwC), крупные предприятия теряют до 5% своих доходов из-за непреднамеренных неправильных действий сотрудников.
В части казначейства такие ошибки приводят к задержкам в обработке платежей, неподконтрольным оплатам и нарушению нормального функционирования бизнес-процессов. А ещё к дополнительным расходам на исправление некорректных действий персонала.
Примеры сбоев по вине человеческого фактора включают:
ошибки ввода — некорректный ввод данных в информационную систему;
ошибки согласования — несогласованное распределение обязанностей и принятие решений;
ошибки обработки транзакций — оплата по неверным реквизитам или отсутствие проверки транзакций и др.
А причины этим сбоям — сложившиеся когнитивные привычки, недостаток внимания, ограничения памяти или знаний сотрудников. К сожалению, полностью устранить человеческий фактор из рабочих процессов пока нельзя. Но минимизировать ошибки можно. Один из самых эффективных способов — автоматизация.
Чтобы подробнее погрузиться в тему ошибок и автоматизации как способа их избежать, мы поговорили с ведущим аналитиком 1С Юлией Михайличенко.
Юлия Михайличенко, ведущий аналитик 1С компании «Внедренцы и Программисты».
1. Какие ошибки сотрудников, вызванные человеческим фактором, ты наблюдала в своей практике?
В основном это были ошибки, связанные с некорректным вводом данных в системы управления казначейством, например, некорректно выбранные статьи движения денежных средств (ДДС) и объекты расчета. Они приводили к задержкам в обработке платежей или ошибочному распределению средств.
Также были случаи, связанные с отсутствием или недостаточной проверкой транзакций, например, оплата по неверным реквизитам. Это, конечно, вело к финансовым потерям и необходимости проведения дополнительных операций для исправления ошибок.
2. Можешь ли ты описать конкретный случай, когда человеческая ошибка привела к значительным финансовым потерям или сбоям в работе?
Однажды произошла ошибка при перечислении займа индивидуальному предпринимателю. Платежи обрабатывались вручную, и сотрудник указал неправильный расчетный счет для перевода. Деньги были отправлены на счет, который уже был закрыт, но банк тем не менее обработал и отправил этот платеж. В результате пришлось повторно перечислять ту же сумму на корректный счет. А возврат средств с закрытого счета потребовал значительного времени и усилий.
3. Какие функции автоматизации 1С помогают в предотвращении таких ошибок?
Функции согласования и проверки заявок на расходование денежных средств по настроенным маршрутам. Это обеспечивает прохождение заявки через несколько этапов проверки. Каждый из них осуществляется квалифицированными специалистами — бухгалтерами и сотрудниками финансового отдела. Они проверяют правильность заполнения, выбор статей и корректность сумм. Таким образом, автоматизация маршрутов согласования в 1С помогает минимизировать ошибки и улучшить контроль за расходами.
При этом функциональность для настройки таких маршрутов есть не во всех продуктах 1С. Например, она отсутствует во флагманской системе 1С:ERP, а также в 1С:КА и 1С:УТ. Поэтому мы разработали собственное решение — модуль «ВиП:Казначейство», который позволяет настраивать автоматизированное согласование ЗРДС с маршрутами разной сложности.
В модуле «ВиП:Казначейство» согласование осуществляется из формы списка с удобными отборами.
Маршруты настраиваются в специальных справочниках.
Для каждой статьи ДДС можно задать свой маршрут согласования.
4. Какие преимущества ты видишь в использовании нашего модуля по сравнению с другими решениями на рынке?
Модуль позволяет очень просто и быстро настраивать маршруты согласования, при этом все операции происходят в одном рабочем месте, что значительно упрощает процесс работы. Дополнительно маршруты можно настраивать по статьям ДДС и по подразделениям. Это обеспечивает гибкость и адаптацию системы под конкретные потребности компании. А ещё модуль быстро внедряется, бесшовно интегрируется с 1С:ERP, 1С:КА и 1С:УТ и уступает по стоимости внедрения аналогичным решениям.
5. Существуют ли ограничения в автоматизации казначейства? Какие задачи все еще требуют именно ручной обработки и внимательного контроля?
Это могут быть, например, нестандартные сделки. Автоматизированные системы не всегда учитывают все их нюансы и условия. Также ручное утверждение должны проходить крупные суммы или критически важные платежи.
6. Как ты рекомендуешь клиентам готовиться к внедрению автоматизации казначейства?
Перед автоматизацией казначейства важно определить финансовую структуру компании, закрепить в виде схемы центры финансовой ответственности и их иерархию, а также порядок формирования финансовых результатов.
А ещё нужно четко разграничить роли участников бизнес-процессов между сотрудниками, закрепив права и ответственность каждой роли. Ведь если, например, один и тот же человек занимается и инициированием, и подтверждением платежей, это увеличивает вероятность ошибок. Правильное распределение обязанностей помогает минимизировать такие риски.
Ну и, конечно, сотрудники должны знать типовой функционал блока «Казначейство». Если потребуется, мы можем провести обучение.