Сопровождение 1С: своими силами или поискать подрядчиков?

Любая компания, чьи сотрудники работают в 1С, регулярно сталкивается с двумя ситуациями. Первая: пользователям нужна помощь в работе с 1С. Вторая: необходимо расширить возможности программы под текущий бизнес-процесс. Например, добавить новую форму отчёта или внести изменения в существующие. 

И в той, и в другой ситуации требуется квалифицированное сопровождение. Компания может организовать его с помощью штатных ресурсов или обратившись к подрядчику. Рассмотрим, чем хороши оба варианта. 

Штатный сотрудник/команда 

• Работает в долгосрочной перспективе. Внутренние программисты глубоко погружаются в задачи компании, знают обо всех доработках, так как сами их выполняли, и осуществляют сопровождение на постоянной основе. В этом есть и минус: организация зависит от конкретных специалистов. Есть риск, что команда покинет компанию, и сотрудники останутся без отдела 1С.
• Всегда в офисе. Если руководитель хочет пристально следить за ходом работы и оперативно получать отчёты, ему удобно, чтобы команда была на его территории. За это приходится платить налогами, оборудованием для рабочего места, дополнительными лицензиями и пр.  

Аутсорсинг

• Более широкие компетенции. И, как следствие, больше функциональных возможностей. Один штатный специалист не может владеть всем набором навыков. А на содержание целой команды не всегда найдётся бюджет. Эту проблему решает аутсорсинг. У 1С франчайзи есть специалисты, работающие на разных участках. Они накапливают разноплановый опыт и делятся им друг с другом. Если аналитик или программист чего-то не знает, он подключает коллег с релевантными компетенциями. Это позволяет быстро закрывать задачи с разным уровнем сложности

Взгляд изнутри

При доработке продуктов 1С необходимо учитывать огромное количество моментов, влияющих на систему. Достаточно взглянуть на код типовой конфигурации, чтобы убедиться: при внедрении изменений надо быть очень аккуратным. А когда за работу берётся специалист без серьёзного опыта, высока вероятность нарушить целостность системы с последующими восстановлениями, откатами и тратой времени. 

Василий Фёдоров, программист

• Гибкость. Аутсорсинг открывает для компании возможность динамичного развития без ограничений со стороны кадров. Вы можете гибко регулировать численность людей, работающих над проектом, ускорять те или иные задачи или, наоборот, ставить их на паузу, в любой момент отказавшись от услуг подрядчика. 
• Экономия бюджета. При небольшом или неравномерном потоке задач аутсорсинг помогает не переплачивать за кадровые процедуры, налоговые отчисления и специалистов, которых нечем занять. Кроме того, компания может чётко распланировать бюджет и обсудить объём работ в рамках ежемесячных расходов. 

Кому подходит аутсорсинг?

• Крупные компании, которые не справляются своими силами. Нередко у них уже есть внутренние ресурсы в лице программиста или целого отдела, обрабатывающего обращения от пользователей. Если объём задач ограничен поддержкой имеющейся конфигурации, проблем не возникает. Если же процессы меняются, система развивается, специалисты могут не успевать выполнить новые задачи. Иногда кто-то их них увольняется, и ему сложно найти замену. Решение — услуги 1С франчайзи. Расходы на аутсорсинг сравнятся с заплатой программистов, а функциональных возможностей будет больше.

Взгляд изнутри

У вас в штате вполне может быть программист 1С или администратор, который в состоянии решить задачу по доработке системы. Тут нужно оценить время, которое будет затрачено на решение. С учётом того, что у ваших сотрудников есть повседневные и срочные задачи, которые также требуют внимания, сроки исполнения могут постоянно сдвигаться. А если знаний или умений у специалиста недостаточно, на поиск решения уйдёт ещё больше ресурсов.

Василий Фёдоров, программист

• Компании, которые внедряют ERP. Для внедрения им нужна проектная команда, а после — сопровождение. На втором этапе рационально прийти к тому же подрядчику: тогда команда сопровождения получит вводные данные от своих же коллег и сразу будет знать, как работать. 
• Компании, у которых неравномерный поток задач. Так, например, обстоят дела у одного из наших клиентов. В организации есть руководитель ИТ-отдела, который координирует сопровождение 1С: распределяет работу между своими и внешними программистами и аналитиками. Клиент мог бы нанять своего человека, но задачи появляются скачкообразно: в одном месяце надо решить 10, в другом — 2. Плюс, иногда возникают спонтанные задачи из разных областей. Могут понадобиться специалисты, которые разбираются и в «1С:Бухгалтерия», и в «1С:Зарплата и управление персоналом», и в «1С:ERP». Именно поэтому компания выбирает не расширять штат, а  работать с нами. 
• Малый бизнес. Небольшим компаниям невыгодно нанимать новые кадры. Обычно их запросы носят разовый характер, и с ними прекрасно справится подрядчик. Например, наш партнёр «Авиант», который специализируется на сотрудничестве с малым бизнесом в формате почасовой или абонентской оплаты. 

Как обезопасить себя при работе с подрядчиком?

Одна из главных болевых точек — это вопрос: «Могу ли я доверять сторонним исполнителям?». Если прежде клиент работал с фрилансерами или ненадёжными компаниями, у него бывает печальный опыт: задачу не выполнили, подрядчик исчез или сделал не то, что требуется. Чтобы обезопасить себя и не оказаться в похожей ситуации, обратите внимание на следующие аспекты и этапы.

• Согласование технического задания. В самом начале исполнитель проводит с заказчиком интервью и на основании полученной информации пишет техническое задание на разработку. Если надо, он инициирует несколько итераций, уточняет и пересогласовывает ТЗ. Это важно, чтобы и команда, и клиент понимали, как будет идти работа и какой будет результат. 
• Оценка часов и стоимости. При наличии опыта и грамотно налаженных процессов подрядчик уже на старте может озвучить бюджет и распределить суммы на сопровождение и разработку. Благодаря этому клиент избежит неприятных сюрпризов, связанных с оплатой.
• Тестовое задание. Перед подписанием договора аутсорсер может выполнить тестовое задание — реальную задачу на оговорённое количество часов. Это позволит заказчику убедиться в профессионализме, скорости и качестве работы.
• Договор. Если клиент согласовал ТЗ и утвердил бюджет, заключается договор. В нём должны быть обозначены сроки и ответственность исполнителя. 
• Контрольные точки. Франчайзи обязан отчитываться о промежуточных результатах в условленном режиме. Если возникают изменения по срокам выполнения задач, он заранее информирует об этом и находит компромисс. Реализованное решение по итогам проекта тестируется. По запросу клиента может быть написана инструкция и проведено обучение пользователей. 
• Гарантия. Желательно, чтобы в договоре были указаны гарантийные условия, по которым исполнитель обязан устранить недочёты. Так работаем мы: если после того, как задача сдана, выяснится, что что-то не так — скажем, отчёт отправляется не в первый день недели, а в первый день месяца, хотя договорились об обратном, — мы быстро и бесплатно исправим ошибку.

А какая модель сопровождения ближе вам — внутренними силами или через подрядчика? Если задумались о втором варианте, свяжитесь с нами. Мы расскажем о наших условиях и предложим лучшее решение.