Топ-3 мифа о ценообразовании проектов 1С. Сколько на самом деле стоит внедрение?

Из чего складывается стоимость проекта, которую сообщает исполнитель, можно ли ей доверять и что делать клиенту, чтобы получить более точную оценку? Отвечаем на самые щекотливые вопросы и разбираем популярные заблуждения вместе с руководителем департамента внутреннего обучения Кристиной Шавриной.

Стоимость внедрения 1С — вопрос болезненный.

Во-первых, само по себе внедрение — дорогостоящее мероприятие, особенно если речь о комплексных решениях вроде «1С:ERP». В таких масштабах разброс цен может исчисляться сотнями тысяч, если не миллионами. Поэтому ответственным лицам важно разобраться, из чего складывается финальная сумма. 

Во-вторых, 1С внедрение — сложный продукт, стоимость которого формирует множество неочевидных факторов. Увидеть и учесть все из них почти невозможно, тем более без опыта участия в подобных проектах. Из-за этого ожидания заказчика по бюджету зачастую расходятся с реальностью.

Ниже мы рассмотрим распространённые заблуждения, связанные с ценообразованием проектов 1С, и расскажем, к чему готовиться, если вы уже запланировали внедрение. 

Оценка стоимости проекта 1С: заблуждения

Миф №1. Основные траты — это покупка коробки и лицензий 

Как на самом деле?

При внедрении комплексных программ софт — это 10–20% от стоимости проекта.

Так, цены на «1С:ERP» начинаются от 432 000 руб., клиентская лицензия на 50 рабочих мест обойдётся вам в 187 200 руб. А сам проект — от 4 до 30 млн руб.

Всё потому что внедрение — это не только установка продукта и настройка типового функционала, но и подробное обследование бизнес-процессов, моделирование, перенос данных, доработки, тестирование, составление инструкций, обучение сотрудников, первичное сопровождение. Объём работы на каждом этапе очень индивидуален и зависит от специфики внутренних процессов, масштаба бизнеса, количества пользователей и их ролей, вовлечённости заказчика и пр. Вот почему внедрение нельзя просто взять и оценить. Более-менее точная оценка возможна лишь после обследования, в ходе которого исполнитель выясняет все перечисленные нюансы, и моделирования, вскрывающего функциональные разрывы. 

Заказчик привык к своим процессам и может думать, что они элементарны: купили — продали — сделали счёт-фактуру. На деле же туда вложено много всего: заказ под заказ, заказ на производство, резервирование, планирование, индивидуальные соглашения, разные прайс-листы, товары в пути, акты расхождения, логистика и доставка… Или, например, некоторым клиентам компания выставляет не стандартный счёт-фактуру, а что-то своё. Вроде бы мелочь, но печатную форму придётся дорабатывать, а бюджет — увеличивать. Сюда же относятся нетиповые документы (скажем, печать пропусков в бизнес-центр или на завод), собственные шаблоны договоров, сложный порядок начисления зарплаты и т.д. Таких мелочей могут быть десятки, и обнаружатся они только во время обследования.

Кристина Шаврина, руководитель департамента внутреннего обучения

Миф №2. Существует «правильный» метод оценки, гарантирующий точность 100%

Как на самом деле?

Методов оценки множество. И как раз потому, что ни один из них не может гарантировать абсолютную точность.

Популярные подходы к оценке ИТ-проектов

• PERT (по трём точкам). В специальную формулу подставляют три экспертные оценки: время по самому оптимистичному прогнозу, время по самому пессимистичному прогнозу и наиболее вероятное время. На выходе получается некое усреднённое число. Этот метод исполнители могут применять при первом общении с клиентом, когда не знают, стоит ли расходовать ресурсы на детальное планирование. В целом же он ненадёжен: велик диапазон отклонений, нет реальных обоснований.

• Оценка по аналогии. Даётся на основании исторической информации компании-исполнителя. Ориентируясь на опыт реализации похожих проектов, исполнитель может предположить, что аналогичная задача займёт столько-то часов. Этот метод работает, если задачи схожи не только формально, но и содержательно, и подключаются к ним те же специалисты (или другие, но с сопоставимыми компетенциями).

• Экспертная оценка. Даётся на основании исторической информации эксперта. Эффективна, только когда есть опытный руководитель проекта и сработанная команда, компетенции которой он знает.

• Математическая оценка. Проект декомпозируется на более мелкие задачи, их стоимость суммируется. Иногда в целях повышения достоверности используют алгоритмы, учитывающие разнообразные параметры задач. Этот метод довольно точен и нравится клиентам из-за видимой обоснованности. Но на ранних этапах он малоприменим: адекватная декомпозиция невозможна без глубокого понимания процессов. А при небольшой детализации результат будет примерно таким же, как и при прочих подходах.

Исходя из нашей практики, наиболее адекватно стоимость можно предсказать, сочетая оценку по аналогии и математическую оценку. Сначала мы декомпозируем проект внедрения по подсистемам. Опираясь на вводные от заказчика, смотрим, сколько приблизительно бизнес-процессов вложено в каждую из них. Далее в расчёт принимается опыт выполнения задач по отдельным процессам. При необходимости привлекаем для оценки экспертов.

Миф №3. Гибкий бюджет выгоден только исполнителю

Как на самом деле?

Клиенты предпочитают фиксированный бюджет: он даёт чувство надёжности и гарантию того, что исполнитель не «насчитает лишнего». 

Но у него есть и существенные недостатки: исполнитель оказывается зажат в тесные рамки. Как было сказано, оценить весь объём задач на старте невозможно: процессы, которые представляются клиенту простыми, технически могут распадаться на множество задач, требующих дополнительной усилий. Если это выясняется уже после утверждения бюджета, многие подрядчики либо отказываются от проекта, либо вынужденно снижают качество работы, чтобы не уйти в минус. Если же из соображений осторожности в стоимость заложить сразу все риски, заказчику придётся ощутимо переплатить. Поэтому в большинстве случаев контрактуются отдельные этапы или же работа ведётся по фактическим трудозатратам. Избежать критического разрастания бюджета помогает вовлечённость клиента в проект, продуктивный диалог и совместный поиск компромиссов.  

Что сделать, чтобы не переплачивать?

Первое условие экономии — моральная готовность выделить бюджет, сопоставимый с реальными рыночными ценами.

Компании, стремящиеся предельно минимизировать вложения, часто попадают в ловушку принципа Парето, согласно которому 20% усилий дают 80% результата — и наоборот. Недобросовестный исполнитель может быстро довести проект до 80-процентной отметки, тем самым создав видимость почти завершённого внедрения. А спустя время станет ясно, что 20% результата, которыми пренебрегли, были ключевыми для нормального, целостного функционирования системы. И именно на них нужно больше всего средств. Обычно так бывает с обследованием и моделированием: если не провести их качественно, внедрение придётся откатывать назад, на каком бы этапе оно ни было.

Периодически к нам обращаются заказчики, которые прежде работали с исполнителями, предложившими самую низкую цену. Когда мы приступаем к проекту, то обнаруживаем, что от них остались только недоработанные базы и нечитаемые документы, непригодные для дальнейшего использования. В таком случае, к сожалению, внедрение надо начинать с нуля. 

Кристина Шаврина, руководитель департамента внутреннего обучения

Второе условие экономии — своевременное предоставление исполнителю всей необходимой информации. На первой консультации вас попросят сообщить: 

• какова сфера деятельности компании;
• какая у вас организационная структура;
• с чем вы сейчас работаете: системы, сайты, оборудование;
• есть ли в текущей системе доработки;
• есть ли у вас собственные ИТ-специалисты;
• кто будет руководителем проекта с вашей стороны;
• сколько в системе будет пользователей;
• цели внедрения и проблемы, которые хотите решить;
• нюансы вашей работы;
• пожелания по бюджету;
• пожелания по срокам.

Далее исполнитель будет задавать вопросы о ваших бизнес-процессах (закупки, склад, оптовые и розничные продажи, ценообразование, производство, зарплата и управление персоналом, другие разделы учёта, общая и специальная отчётность и пр.). Приготовьтесь рассказать, как именно они реализуются и на какие подпроцессы распадаются, как устроена ежедневная работа сотрудников, какие внутренние и внешние документы используются, какие бывают исключения. 

Возможные вопросы на примере блока «Продажи»: как делаются заказы, где ведутся прайсы, есть ли индивидуальные соглашения, сколько покупателей, сколько позиций номенклатуры, как формируются скидки и пр.

Чем полнее вы выразите потребности и чем больше информации подготовите, тем быстрее и достовернее будет оценка.

Если вы уже активно думаете о внедрении, будем рады обсудить ваш проект: зададим необходимые вопросы, поможем уточнить задачи, сделаем оценку и подробно расскажем, из чего складывается сумма. Для этого оставьте заявку на консультацию по кнопке ниже.