Как мы автоматизировали казначейство в группе компаний: кейс ГК «‎Невский кондитер»‎

2024-07-25 12:30

Разбираем на примере крупной производственной группы компаний, как автоматизировать казначейство на базе 1С:ERP, обойти ограничения типовой программы и сэкономить более 1 млн руб.

Кто заказчик?

В 2019 г. к нам обратилась ГК «Невский кондитер» — один из крупнейших производителей кондитерских изделий в России c 1996 года. Группа компаний включает офисную часть и склады в Санкт-Петербурге, а также две производственные площадки в Пензенской области.

До сотрудничества с нами работа в группе велась в нескольких информационных системах:

1С:ПУБ (для учёта производственных операций);
1С:ТИС (для учёта торговых операций);
1С:УПП (для управленческой отчётности);
1С:БП (для бухгалтерской отчётности);
1С:ЗУП (для учёта зарплаты).

Работали по распространённой в то время модели торгового дома. Покупали производство у производственных площадок и продавали товары конечным клиентам. Производственные площадки были на одном юрлице, единственный покупатель — торговая компания, она же дистрибьютор — на другом юрлице.

Какая цель стояла?

Перед заказчиком стояла глобальная цель — перейти на 1С:ERP как минимум в части производственного и торгового учёта. Ранее у него было две неуспешные попытки внедрения. Первая — самостоятельно, силами одного программиста. Вторая — с помощью другого интегратора. После двух неудач решили внедрять блок «Казначейство» с нами.

Почему именно его? Потому что этот блок внедряется относительно просто, быстро, может принести ощутимый экономический эффект. Также для заказчика и исполнителя это хорошая возможность присмотреться друг к другу, что особенно важно, если заказчик ранее уже «обжигался».

Что было раньше?

В части казначейства в 1С:ПУБ ранее было доработано несколько документов, включая бюджетную заявку, на основании которой формировался документ на оплату. Однако процесс в системе строился примитивно, она скорее выполняла функцию записной книжки операций. Не было маршрутов согласования, выгрузки платёжек для оплаты и пр.

Многие задачи сотрудники выполняли «руками»: например, документы распечатывались и приносились ответственному специалисту, тот вручную перебивал их в систему для проведения оплаты, сверял с бюджетом и т.д.

Было необходимо:

оцифровать и упростить процесс формирования формирования ЗРДС;
переложить функции создания заявки в системе на инициаторов;
выстроить и автоматизировать прозрачные маршруты согласования ЗРДС в зависимости от статей и сумм оплаты;
автоматизировать подстановку назначения платежа в зависимости от документа;
обучить пользователей и ввести функциональность в опытно-промышленную эксплуатацию.

Поскольку функции казначейства в информационных системах заказчика существовали в зачаточном состоянии, мы осуществляли внедрение практически с нуля и без приостановки операционных процессов.

Ключевая проблема, с которой мы столкнулись — отсутствие во внедряемой 1С:ERP функциональности для настройки процессов согласования ЗРДС (визы, уровни согласования и пр.). В 1С:ERP можно только заявить расход и проверить его по бюджету, но этого было мало. Мы с заказчиком рассмотрели несколько способов обойти это ограничение.

Кристина Маланюк, руководитель проектов компании «‎Внедренцы и Программисты»‎

Какие решения рассматривали?

1. Интеграция 1С:ERP и 1С:ДО

Пользователь создаёт ЗРДС в 1С:ERP. При нажатии кнопки «Отправить на согласование» на стороне 1С:ДО появляется дубль этой заявки, для которого там уже настроены маршруты и задачи. Пользователь может видеть их прямо в 1С:ERP, поскольку между программами настраивается бесшовная интеграция.

Плюсы

Удобно для пользователей.
Проверенное решение, рекомендованное фирмой 1С.

Минусы

Дорогая конфигурация и немалые затраты на интеграцию систем (есть смысл покупать и делать, если планируется дополнительно автоматизировать согласование договоров, служебных записок, контроль работы подразделений и пр.).
Нужен постоянный доступ к специалисту, разбирающемуся в 1С:ДО (перенастроить маршрут, создать новый, поддерживать конфигурацию и пр.).
Затраты на отключение ненужной функциональности.

Стоимость и сроки
Конфигурация 1С:ДО КОРП: 251 600 руб.
Внедрение: от 1 до 10 млн руб. (1-12 мес.).
Настройка интеграции: от 200 000 до 400 000 руб. (5-10 дней).

2. Интеграция 1С:ERP и Бит Финанс

В Бит.Финансе есть свой документ «Заявка на оплату». Для него также можно настроить маршруты согласования, но в системе 1С:ERP останется висеть типовой неиспользуемый документ.

Плюсы
Широкая функциональность в части казначейства и бюджетирования.

Минусы

Может понадобиться обучение пользователей работе в новой программе.
Затраты на отключение ненужной функциональности.
Дефицит специалистов по Бит.Финанс на рынке.

Стоимость и сроки
Конфигурация Бит.Финанс: от 50 000 руб.
Внедрение: от 5 до 7 млн руб. (6-9 мес.).

3. Самостоятельная доработка системы

Поскольку 1С:ERP состоит из модулей, вполне реально разработать собственный модуль, который согласуется с типовой функциональностью, но работает по-своему.

Плюсы

Можно разработать лаконичное решение, которое легко встраивается в типовую конфигурацию.
Не нужно обучать пользователей работе в новой программе.
В целом быстрее, чем полноценное внедрение нового ПП.

Минусы
Нужны свои специалисты 1С.

Стоимость и сроки
Стоимость разработки: от 400 000 руб. (100-160 часов работы: 2 недели разработчика, 2 недели аналитика; средняя ставка специалиста — 4000 руб./час).

В проекте ГК «Невский кондитер» мы с заказчиком решили остановиться на самостоятельной разработке модуля, убедившись в экономической эффективности этого варианта.

Разработанный нами модуль:

бесшовно интегрируется с конфигурацией 1С:ERP;
позволяет задать маршрут для каждой статьи ДДС с учётом 2 типов виз;
позволяет управлять видимостью документов — например, можно настроить так, чтобы руководитель видел и свои заявки, и заявки подчинённых, а подчинённые — только свои;
включает дополнительную функциональность: согласование с комментарием, галочку «Форс-мажор» для выделения приоритетных заявок, оповещения пользователей о задачах и статусе заявок по почте.

К каким результатам пришли?

Мы успешно запустили блок «Казначейство» в связке с разработанным модулем в эксплуатацию. Благодаря этому в компании-заказчике:

появилась процедура управления ДС;
процесс согласования ЗРДС стал прозрачным и управляемым;
появился онлайн-контроль бюджетов при проведении заявки на оплату;
сокращено количество ручных операций и трудозатрат сотрудников финансовой службы.

Для нас это внедрение тоже стало результативным. На выходе мы получили практически готовый продукт, который решает задачи, актуальные для многих клиентов. А впоследствии доработали и обновили модуль для быстрого внедрения в компаниях, которые работают в 1С:ERP, 1C:КА, 1С:УТ.

«Внедренцы и Программисты» разработали для нас модуль маршрутизации согласования заявок на расходование ДС. Эта несложная и удобная в использовании функциональность позволила извлечь максимум из перехода на 1С:ERP, несмотря на ограничения типовой программы.

С помощью модуля мы систематизировали и автоматизировали согласование бюджетных заявок и получили прозрачный и хорошо управляемый бизнес-процесс.

Модуль будет полезен и другим компаниям с большим количеством сложных процессов согласования. Рекомендую разработку и команду «Внедренцев и Программистов» — надёжного и исполнительного партнёра.

Н. В. Булгакова, ex-финансовый директор ГК «Невский Кондитер»

«ВиП:Казначейство»: модуль маршрутизации согласования ЗРДС

Сегодня, если вы столкнулись с той же проблемой, что и наш заказчик — невозможностью согласовывать заявки в типовой 1С, у вас есть четвёртый вариант решения — модуль «ВиП:Казначейство».

Готовый для внедрения модуль позволяет настраивать маршруты согласования ЗРДС разной сложности в зависимости от:

статей,
суммы оплаты,
ролей согласующих лиц.

Плюсы

Внедрение от 1 дня. Другие решения внедряются от 1 месяца. Вместо того, чтобы разрабатывать самим, можете купить модуль и загрузить своих специалистов другими задачами.
Стоимость от 65 000 руб с учётом внедрения. Стоимость других решений от 1,5 млн руб. с учётом внедрения.
Внедряем «под ключ», поддерживаем и высылаем обновления.
Бесшовная интегрируется с 1С:ERP, 1C:КА, 1С:УТ. Не нужно обучать пользователей работе в новой конфигурации.

Минусы

Функциональность касается только процесса согласования.
Не работает с 1С:ДО и 1С:УПП.

Стоимость и сроки
Стоимость модуля «ВиП:Казначейство» + внедрения: от 65 000 руб. (от 1 дня до 1 месяца).

Модуль «ВиП:Казначейство» — это оперативное, точечное решение проблемы. Можно быстро внедрить, получить ощутимый экономический эффект и облегчить жизнь сотрудникам, избавив их от необходимости ходить по кабинетам в попытках согласовать заявку.

Хотите увидеть, как работает модуль применительно к вашим бизнес-процессам? Закажите консультацию, где мы ответим на вопросы и продемонстрируем его функциональность онлайн.

Или скачайте запись и презентацию вебинара «Как автоматизировать казначейство в 1С», чтобы детальнее погрузится в тему.

Кейсы